Постановка, принятия и завершения задач
Цель и область применения
Данный регламент устанавливает принципы и правила работы с задачами в компании: от момента их постановки до полного завершения. Документ обязателен к исполнению всеми сотрудниками, включая руководителей проектов, тимлидов и специалистов.
Основные роли
- Постановщик — сотрудник, который инициирует задачу и несёт ответственность за её корректную формулировку, а также приёмку результата.
- Исполнитель — сотрудник, который берёт задачу в работу и отвечает за её своевременное и качественное выполнение.
- Руководитель — менеджер или руководитель отдела/проекта, который контролирует приоритеты и сроки задач, а также может вносить изменения в эти приоритеты.
Постановка задач
Фиксация в системе
Любые поручения или задачи должны быть обязательно зафиксированы в корпоративной системе Битрикс24 (далее — «система»).
Если задача была озвучена устно или по другим каналам (чат, email, мессенджер), и у Постановщика нет возможности оперативно завести задачу в систему, ответственность за создание задачи переходит к Исполнителю. Исполнитель оформляет задачу сам, обязательно указав данные о Постановщике.
Согласование сроков и приоритетов
При постановке задачи Постановщик должен учитывать доступность Исполнителя и реальные сроки выполнения задачи (рабочее время, загрузку команды).
В задаче должны быть чётко прописаны сроки (deadline), приоритет и цель (что именно требуется достичь).
Получение подтверждения от Исполнителя
Постановщик обязан не только создать задачу, но и убедиться, что Исполнитель принял её в работу.
Подтверждение может быть в форме комментария к задаче в системе или в виде статуса «В работе» (в зависимости от используемых инструментов).
Принятие задачи Исполнителем
Анализ перед принятием
Перед тем как взять задачу в работу, Исполнитель должен изучить постановку: проверить, понятны ли требования, сроки и объём работ.
Если Исполнителю не хватает знаний, квалификации, доступа к необходимым ресурсам или времени для выполнения задачи в срок, он обязан незамедлительно сообщить об этом руководителю или Постановщику и предложить реальный срок выполнения.
Обязанность уточнять детали
Если формулировка задачи не ясна, необходимо задать уточняющие вопросы Постановщику и получить недостающие материалы (бриф, спецификацию и т. п.).
Приведение задач к общим стандартам
Если клиент напрямую ставит задачу устно или по почте, Исполнитель обязан потребовать формализации по общим правилам: задача должна быть заведена в системе, иметь сроки и объём.
Исполнение и отчётность
Ежедневная актуализация
Исполнитель должен обновлять статус задачи в системе до конца каждого рабочего дня или при возникновении существенных изменений (например, задача выполнена или обнаружились блокирующие факторы).
Еженедельное обновление
В конце каждой рабочей недели Исполнитель актуализирует статусы всех задач, находящихся у него в работе:
- отмечает, какие задачи выполнены
- какие заблокированы и почему
- какие задачи перешли на следующую неделю.
Соблюдение сроков
Все принятые в работу задачи должны выполняться в установленные сроки.
При возникновении задержек Исполнитель обязан сразу же уведомить об этом Руководителя и Постановщика, предложить новый срок и дождаться согласования.
Перенос сроков и изменение приоритетов
Перенос сроков возможен только по согласованию с Руководителем и Постановщиком.
Если Руководитель меняет приоритеты или даёт поручение срочно переключиться на другую задачу, Исполнитель должен оперативно отреагировать и отразить изменения в системе.
Завершение задачи
Проверка результата
После выполнения задачи Исполнитель переводит её в соответствующий статус и система уведомляет Постановщика.
Задача считается полностью выполненной только после того, как Постановщик примет результат.
Закрытие задачи
Постановщик обязан оперативно проверять и либо принимать задачу, либо возвращать её на доработку с комментариями.
Если по задаче есть нерешённые вопросы или неточности, Постановщик ставит задачу на доработку, указывая конкретные замечания.
Контроль неактуальных или просроченных задач
Постановщик и Руководитель отслеживают наличие неактуальных, просроченных и давно «висящих» задач.
При обнаружении несоответствий или задержек принимаются меры: обсуждение с Исполнителем, пересмотр приоритетов или перераспределение задач.
Роль и полномочия Руководителя
Руководитель имеет право:
- Перераспределять задачи между сотрудниками в течение рабочего времени.
- Отменять задачу или приостанавливать её исполнение, если приоритеты компании или проекта изменились.
- Менять сроки и назначать новые приоритеты, исходя из текущих потребностей проекта.
Исполнитель обязан немедленно реагировать на указания Руководителя и вносить изменения в систему.
Основные принципы работы
Энергичная и продуктивная работа
Сотрудники стараются максимально эффективно использовать рабочее время, выполняя все запланированные на день задачи.
Каждый сотрудник осознаёт свой вклад в итоговый результат и может чётко сформулировать, чего он добился в конце дня.
Единое информационное поле
При командной работе вся коммуникация по задачам ведётся в общей системе.
Все участники видят актуальные статусы, комментарии и сроки.
Ответственность и прозрачность
Каждый сотрудник несёт личную ответственность за выполнение взятых в работу задач.
Любые сложности (нехватка ресурсов, времени и т. д.) должны быть своевременно озвучены.
Заключительные положения
- Данный регламент обязателен для всех сотрудников, участвующих в проектной и операционной деятельности компании.
- Изменения и дополнения могут вноситься по инициативе Руководителя или по результатам внутренних аудитов рабочих процессов.