Назначение ответственных за проект

Ответственные за проект

Ключевой исполнитель (Модератор)

• Основная ответственность за выполнение задач по проекту лежит на сотруднике, назначенном Модератором.
• Модератор отслеживает ход работ, при необходимости привлекает других специалистов и взаимодействует с клиентом.

Соисполнители

• Прочие сотрудники, добавленные в проект, выступают в роли соисполнителей, помогая в решении задач при повышенной загрузке или если задача требует их компетенции.
• Соисполнители не могут начинать работу без координации с Модератором или Руководителем.

Приоритезация задач

1. Атрибут «Важная задача» (если он установлен).

2. Дата крайнего срока (deadline), указанная в задаче

3. Дата создания задачи

Обязательные проверки перед началом работы

Ясность задачи

• Если формулировка задачи не до конца понятна, необходимо уточнить детали у постановщика (клиента или внутреннего инициатора) через комментарий в системе управления задачами.
• Работу можно начинать только после того, как цель задачи и желаемый результат станут полностью ясны.

Корректность настроек в системе

1. Убедитесь, что в задаче установлена правильная рабочая группа / проект.

2. Проверьте, включён ли учёт времени (наличие кнопки «Начать учет моего времени»).

3. Если каких-то параметров нет:

• Отредактируйте задачу самостоятельно, установив нужные настройки.
• Уведомьте клиента (или инициатора задачи), что для корректной работы необходимо следовать соответствующему регламенту.

Работа с объёмными задачами

Предварительная оценка

• Если задача предполагает значительный объём работ (свыше его месячного объёма часов), сделайте ориентировочную оценку требуемых часов.
• Согласуйте оценку с вышестоящим руководителем (устно или в личном сообщении).

Проверка доступного лимита часов

• Определите, сколько часов осталось у клиента по текущему тарифу или договору (информация указывается в описании группы/проекта).
• Уведомьте клиента о предполагаемом объёме работ.

Действия при нехватке лимита

• Если объём работ превышает оставшиеся часы в рамках текущего месяца / пакета, необходимо получить от клиента письменное подтверждение (через комментарии в задаче) на выполнение работ сверх лимита.
• Если клиент не подтверждает перерасход:
  • Задачу можно закрыть (с пометкой «Не согласовано») или
  • Перенести её выполнение на следующий расчётный период (если клиент так пожелает).

Привлечение третьих сторон

Привлечение сотрудников компании

• Если нужна экспертиза старших сотрудников добавьте их в задачу в качестве соисполнителей. Уведомьте клиента в комментарии: «Для решения данной задачи требуется участие старшего специалиста. Пожалуйста, ожидайте.»
• Взаимодействие с коллегами (опрос, консультации) можно вести в личных сообщениях, но результаты обсуждения отражайте в задаче, чтобы клиент видел прогресс.

Привлечение технической поддержки сторонних сервисов

1. Если необходимо обратиться в техподдержку (например, Битрикс или другой сервис), уведомьте клиента в комментарии:«Для решения данной задачи требуется участие технической поддержки %Продукт%. Пожалуйста, ожидайте, мы свяжемся с ними и сообщим о результатах.»

   1. Создайте обращение в службу поддержки (тикет), зафиксируйте номер тикета в задаче.

   2. Если вопрос не решается в течение дня, обязательно обновляйте комментарий для клиента о статусе запроса.

2. В случае, когда служба поддержки подтверждает, что это системная ошибка/баг, сообщите об этом клиенту и приложите скриншот ответа:

   1. Если сроки исправления известны, поставьте себе напоминание в задаче (или продлите срок).

   2. Если сроки неизвестны, в большинстве случаев такую задачу можно закрыть или заморозить до появления исправления.

3. Если оказывается, что требуемый функционал отсутствует, обсудите с вышестоящим сотрудником возможность доработки силами нашей команды. Составьте оценку стоимости и сроков, а затем предложите клиенту решение согласно процедуре согласования (см. пункт Работа с объёмными задачами).

Завершение задачи

Финальные действия

Уведомление клиента

• Если клиент инициировал задачу, обязательно уведомьте его в комментарии, что задача выполнена и закрыта.
• Укажите, какие именно изменения внесены или какие результаты достигнуты.

Комментарий и итоги

• Все важные коммуникации с клиентом должны вестись в комментариях к задаче, чтобы сохранять прозрачность и историю обсуждений.
• Модератор или Руководитель проекта регулярно проверяет актуальность данных в задаче и следит за своевременным закрытием или переносом на следующий период.
• При возникновении неоднозначных ситуаций, не отражённых в данном регламенте, Исполнитель обязан обратиться к Руководителю или Модератору за уточнениями.