Цель и область применения

Цель

2. Область применения

• Все сотрудники компании, вне зависимости от их должности и отдела.
• Все виды отпусков (ежегодные оплачиваемые отпуска, дополнительные отпуска по соглашению с работодателем и др.), за исключением случаев, урегулированных отдельными документами (например, больничный лист).

Общие требования к планированию отпуска

Сроки планирования

• Основной отпуск планируется за 3 месяца до предполагаемой даты начала отдыха.
• При наличии особых обстоятельств (веские семейные причины, срочные личные обстоятельства и т. п.) отпуск может быть согласован за 2-4 недели. В этом случае сотрудник обязан указать причину и получить одобрение вышестоящего руководителя.

Согласование

• Отпуск обязательно согласовывается с вышестоящим руководителем (начальником отдела или другим уполномоченным лицом).
• Руководитель проверяет, как планируемый отпуск повлияет на загрузку команды и сроки проектов, и даёт своё одобрение либо предлагает скорректировать даты.

Отражение в общей системе

• После согласования руководитель вносит данные о планируемом отпуске в Битрикс24.
• Это помогает коллегам и менеджерам видеть актуальный график отпусков.

Подготовительные действия перед отпуском

Закрытие или передача задач

• Закрыть все задачи, которые могут быть завершены до отпуска.
• Передать оставшиеся или долгосрочные задачи коллегам, предварительно согласовав это с руководителем.
• Важно проверить, чтобы в системе управления задачами был понятен статус каждой задачи и ответственное лицо на период отсутствия.

Уведомление клиентов

• За 2 недели до начала отпуска сотрудник обязан уведомить клиентов на портале о своём временном отсутствии.
• Важно указать, кто из коллег будет курировать проекты на время отпуска и каков порядок связи через сообщения в ленте группы на портале.

Инструкции для коллег

• Если сотрудник выполняет уникальные функции или имеет доступы к специфическим ресурсам, он должен подготовить инструкцию для подменяющих коллег в базе знаний.
• В инструкции указывается порядок взаимодействия с клиентами, основные процессы, доступы к инструментам и др.

Оформление отпуска

Заявление

• Даты отпуска (начало и конец)
• Основание отпуска (если есть соответствующие льготы или дополнительные дни)
• Заявление подписывается вышестоящим руководителем.

Внесение в график отпусков

Порядок действий при непредвиденных обстоятельствах

Досрочный выход из отпуска

• Если сотрудник по запросу компании или по личной необходимости вынужден вернуться из отпуска раньше срока, это решение согласовывается с руководителем.
• Неиспользованные дни отпуска при этом переносятся или компенсируются по договорённости с работодателем в соответствии с ТК РК (или другими нормативными актами).

Продление отпуска

• Если сотрудник желает продлить отпуск, он обязан уведомить об этом руководителя как можно раньше.
• Решение принимается с учётом интересов проектов и команды.

Отмена отпуска

Контроль и ответственность

Руководитель

• Отвечает за согласование отпуска и проверку того, что все задачи переданы, нет «подвешенных» вопросов, и клиенты уведомлены.
• Принимает решение, если возникают споры о сроках или необходимости переноса отпуска.

Сотрудник

• Самостоятельно отвечает за своевременное планирование, информирование и передачу задач коллегам.
• При несоблюдении сроков уведомления (3 месяца, либо 1 месяц при наличии веских причин), ответственность за возникшие трудности в проектах может быть возложена на сотрудника.

Заключительные положения

• Данный регламент обязателен для всех сотрудников компании.
• Изменения и дополнения могут быть внесены руководством при изменении внутренней политики компании или трудового законодательства.
• Последняя редакция всегда доступна во внутренней базе знаний / корпоративном портале.